Czy outsourcing usług księgowych i kadrowo płacowych jest korzystny dla przedsiębiorcy?

25 czerwca, 2021

Dla przedsiębiorcy skorzystanie z zewnętrznych usług księgowych i kadrowo-placowych może być stresujące i z tego powodu często jest odkładane w czasie. Wydaje się, że tylko zaufana i „swoja” księgowa, która codziennie jest na „oku” Prezesa lub właściciela firmy jest najlepszym rozwiązaniem – wszystko zależy od okoliczności biznesowych firmy, skali działania, strategii i oczywiście od wiedzy zatrudnionej księgowej/księgowego. 

Do dokonania wstępnej analizy „opłacalności” zakupu usług zewnętrznych z obszaru księgowości i kadr płac, należy zebrać informacje i na ich podstawie podjąć decyzję. 

Niewątpliwe korzyści z outsourcingu księgowego i kadrowo-płacowego:

Odpowiedzialność

Najważniejszą zaletą rozwiązania jest zwiększenie kontroli prowadzenia ksiąg oraz kadr i płac w firmie. Zwykle właściciel firmy lub Prezes o tym, czy księgi i naliczenia wynagrodzeń pracowników są poprawnie prowadzone przez wewnętrzne zasoby dowiaduje się w momencie audytu, lub w chwili kontroli z urzędu skarbowego lub ZUS-u. Odpowiedzialność za błędy swoich pracowników ponosi zarząd. W przypadku usług świadczonych przez profesjonalną firmę księgową, odpowiedzialność z tytułu nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg oraz kadr i płac leży po stronie firmy  księgowej. 

Zwiększenie kontroli

W przypadku prowadzenia ksiąg oraz kadr płac przez firmę zewnętrzną zapewniona jest wielostopniowa kontrola, która ma na celu eliminowanie błędów. Ze względu na brak łączenia funkcji (co często występuje u pracowników wewnętrznych) w określonych procesach księgowych eliminuje się możliwość zatuszowania ewentualnych błędów lub w niektórych przypadkach nieuprawnionych działań tych pracowników.  W przypadku firmy zewnętrznej akceptacja poszczególnych operacji księgowych w systemie odbywa się wielostopniowo, na akceptacji Głównego Księgowego kończąc. Każdy proces realizowany przez firmę księgową podlega wewnętrznej ocenie i posiada zagwarantowany w umowie poziom profesjonalizmu.

Ograniczenie kosztów

Decydując się na usługi profesjonalnej firmy księgowej, klient wybiera zakres współpracy i tym samym ma wpływ na koszty obsługi księgowej i kadrowo-płacowej, może w każdym czasie zmienić ten zakres w zależności od sytuacji lub strategii swojej firmy. W działach wewnętrznych księgowości dla zapewnienia podobnego zakresu obsługi konieczne jest zatrudnienie kilku specjalistów do spraw księgowości, kadr i płac czy kontrolingu, co generuje koszty związane z wynagrodzeniami tych specjalistów i koszty dodatkowe. Korzystając z usług profesjonalnej kancelarii księgowej klient otrzymuje w pakiecie odpowiednio przygotowane zasoby kadrowe – ekspertów z dziedziny księgowości i kadr i płac, ale również dostęp do nowoczesnych narzędzi, w tym platform informacyjnych wykorzystywanych obecnie w pracy księgowych czy kadrowców. Często firma księgowa realizuje szkolenia z zakresu zmian w podatkach czy prawie pracy oraz zapewnia bieżący  dostęp do sprawdzonych ekspertów z dziedziny podatków i  prawa pracy. Nierzadko firma księgowa pomaga klientom w pozyskaniu pracowników do działu kontrolingu wewnętrznego  i wprowadza lub nawet szkoli te osoby, które później pracują na styku księgowości i kadry zarządzającej klienta. 

Dodatkowe korzyści

Wszelkie korzyści wynikające z outsourcingu funkcji księgowych i kadrowo-placowych mają miejsce  tylko, gdy przedsiębiorca wybierze profesjonalny podmiot do świadczenie takich usług. Wybór firmy księgowej to nie tylko wybór usługodawcy, ale również wybór partnera, którego praca będzie miała istotny wpływ na sprawność zarządzania firmą. Rzetelny i profesjonalny partner pomoże klientowi w wykorzystaniu informacji księgowych do celów bieżącej działalności, wskaże jakie możliwości daje system finansowo-księgowy, jakie dane pozwala pozyskać i w jaki sposób je analizować, aby korzystać z nich na bieżąco.

IFServices jako solidny i sprawdzony partner

Szeroki zakres usług świadczonych przez IFServices pozwala nawiązać współpracę nie tylko poprzez podpisanie umowy na obsługę księgową i kadrowo-płacową, ale również poprzez realizację konkretnych projektów i zadań zlecanych w ramach umów jednostkowych jak i ramowych. Ten rodzaj współpracy pozwala zweryfikować profesjonalizm i rzetelność IFServices w praktyce, zanim zostaną podjęte decyzje o przekazaniu pełnej obsługi księgowej i kadrowo-płacowej. Współpraca z IFServices przynosi wymierne korzyści dla klienta poprzez dostarczenie usług, które standardowo nie są dostarczane przez zwykłe biura księgowe, między innymi  indywidulany, dopasowany do potrzeb klienta system raportowania z zakresu rachunkowości zarządczej czy też system kontroli wewnętrznej.